1. Verwerkingsverantwoordelijke
Offertura (hierna: “Offertura”, “wij” of “ons”) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij als platform verwerken. Voor gegevens die installateurs via ons platform van hun eigen klanten verwerken, treedt Offertura op als verwerker en is de installateur de verwerkingsverantwoordelijke.
Contactgegevens
Offertura B.V.
KvK: [nummer]
E-mail: privacy@offertura.nl
Adres: [straat en huisnummer, postcode, stad]
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
2.1 Gegevens van installateurs (onze klanten)
Bij aanmelding en gebruik van Offertura verwerken wij de volgende persoonsgegevens van de installateur of diens medewerkers:
- Naam en e-mailadres van de contactpersoon
- Bedrijfsnaam, KvK-nummer en BTW-nummer
- Telefoonnummer
- Bedrijfslogo en huisstijlkleur
- IBAN-rekeningnummer (voor betalingsinformatie op facturen)
- Inloggegevens (e-mailadres; wachtwoord opgeslagen als hash via Supabase)
- IP-adres en browserinformatie (via sessiecookies)
- Gebruiksdata zoals inlogtijdstippen en uitgevoerde acties
2.2 Gegevens van eindklanten van installateurs
Wanneer een installateur een lead aanmaakt of een offerte opstelt, worden de volgende gegevens van de eindklant in ons systeem opgeslagen:
- Naam en e-mailadres
- Telefoonnummer
- Adres (woonadres / projectadres)
- Inhoud van de offerte (beschrijving van werkzaamheden, bedragen)
- Ondertekeningsdata en -tijdstip
- Factuurinformatie
- Betaalstatus (via Mollie)
3. Doeleinden en grondslagen
| Doel | Grondslag (AVG art. 6) |
|---|---|
| Uitvoering van de SaaS-overeenkomst met de installateur | Uitvoering overeenkomst (6.1.b) |
| Aanmaken en verzenden van offertes namens de installateur | Uitvoering overeenkomst (6.1.b) |
| Versturen van transactionele e-mails (bevestigingen, herinneringen) | Uitvoering overeenkomst (6.1.b) |
| Verwerken van betalingen via Mollie | Uitvoering overeenkomst (6.1.b) |
| Klantenservice en support | Gerechtvaardigd belang (6.1.f) |
| Beveiliging en fraudepreventie | Gerechtvaardigd belang (6.1.f) |
| Wettelijke verplichtingen (fiscale bewaarplicht) | Wettelijke verplichting (6.1.c) |
| Productontwikkeling en verbetering (geanonimiseerde statistieken) | Gerechtvaardigd belang (6.1.f) |
4. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang wettelijke verplichtingen dat vereisen.
Accountgegevens installateur
Zolang het abonnement actief is + 1 jaar na opzegging
Offertes en facturen
7 jaar (fiscale bewaarplicht Belastingdienst)
Leadgegevens (eindklant)
Zolang de offerte/opdracht actief is; daarna 7 jaar voor facturen
E-maillogboek
90 dagen
Inloggegevens / sessidata
30 dagen na laatste activiteit
Geüploade facturen voor AI-verwerking
Worden direct na verwerking verwijderd (zie §7)
Geanonimiseerde gebruiksstatistieken
Onbeperkt (geen persoonsgegevens)
5. Gegevens van uw klanten
Wanneer een installateur Offertura gebruikt voor het opstellen van offertes en het beheren van leads, verwerkt Offertura persoonsgegevens van de eindklanten namens de installateur. In die relatie is:
- De installateur de verwerkingsverantwoordelijke: hij/zij bepaalt het doel en de middelen van de verwerking en is verplicht zijn/haar klanten te informeren over de verwerking van hun gegevens.
- Offertura de verwerker: wij verwerken de gegevens uitsluitend op instructie van de installateur en hebben daartoe een verwerkersovereenkomst (opgenomen in onze Algemene Voorwaarden).
Eindklanten van installateurs kunnen hun rechten (inzage, correctie, verwijdering) uitoefenen bij de betreffende installateur. Indien dit technisch niet mogelijk is, verwerken wij dergelijke verzoeken na verificatie van de identiteit.
6. Geen deling tussen installateurs
Strikte gegevensisolatie
Gegevens van installateur A zijn nooit zichtbaar voor installateur B. Elke installateur heeft een eigen afgesloten omgeving. Offertura deelt, verkoopt of verhuurt klantgegevens van installateurs nooit aan andere installateurs, partners of derden voor commerciële doeleinden. Technisch worden alle gegevensvragen gefilterd op het unieke bedrijfs-ID van de ingelogde installateur.
7. Geüploade facturen
Voor de functies “meerwerk toevoegen” en “factuur uploaden” kunnen installateurs een PDF of afbeelding van een inkoopfactuur uploaden. Deze bestanden worden uitsluitend verwerkt voor het automatisch uitlezen van regels, bedragen en omschrijvingen.
Directe verwijdering na verwerking
Geüploade factuurbestanden worden direct na de AI-verwerking verwijderd uit onze opslag. Wij bewaren geen kopieën van de originele bestanden. De uitgelezen gegevens (regelbeschrijvingen en bedragen) worden alleen opgeslagen als onderdeel van de offerte of factuur in uw account.
8. Sub-verwerkers en derden
Offertura maakt gebruik van onderstaande sub-verwerkers. Met elk van deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.
| Sub-verwerker | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | Hosting van de applicatie | VS (SCCs) |
| Supabase Inc. | Authenticatie en databaseopslag | VS / EU (SCCs) |
| Resend Inc. | Transactionele e-mailverzending | VS (SCCs) |
| Mollie B.V. | Betalingsverwerking (iDEAL, SEPA) | Nederland (EU) |
| Anthropic, PBC | AI-verwerking van factuurinhoud (zie §9) | VS (SCCs) |
SCCs = Standard Contractual Clauses (EU-modelcontractbepalingen voor doorgifte buiten de EER).
9. Gebruik van Anthropic Claude API
Offertura maakt gebruik van de Anthropic Claude API voor het automatisch verwerken van geüploade factuurbestanden. Wanneer een installateur een factuur uploadt, wordt de inhoud van dit bestand (tekst en/of afbeelding) via een beveiligde API-verbinding naar Anthropic gestuurd voor analyse.
Welke gegevens worden gedeeld met Anthropic?
- De tekstuele inhoud van de geüploade factuur (artikelomschrijvingen, bedragen, BTW-percentages)
- Geen naam van de installateur of eindklant, tenzij dit op de factuur staat
- Geen accountgegevens of inloggegevens
Hoe gaat Anthropic om met deze gegevens?
Offertura heeft een Data Processing Agreement (DPA) met Anthropic gesloten. Anthropic verwerkt de ingediende data uitsluitend voor de API-aanroep en gebruikt deze data standaard niet voor het trainen van AI-modellen. Meer informatie: anthropic.com/legal/privacy.
Grondslag voor doorgifte buiten de EER
Anthropic is gevestigd in de Verenigde Staten. De doorgifte vindt plaats op basis van de Standaard Contractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses, SCCs) conform artikel 46 lid 2 sub c AVG.
10. Beveiliging
Offertura neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang of onrechtmatige verwerking:
- Alle verbindingen zijn versleuteld via TLS/HTTPS
- Wachtwoorden worden nooit in leesbare tekst opgeslagen (bcrypt/Argon2 via Supabase)
- Sessiebeheer via veilige, HTTP-only cookies
- Toegang tot productiedatabases is beperkt tot geautoriseerde medewerkers
- Regelmatige beveiligingsaudits en dependency-updates
- Dataversleuteling in rust (encryption at rest) via cloudproviders
Bij een datalek dat mogelijk gevolgen heeft voor uw rechten en vrijheden, informeren wij u en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur conform artikel 33 en 34 AVG.
11. Uw rechten
Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:
Recht op inzage
U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken (art. 15 AVG).
Recht op rectificatie
U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren (art. 16 AVG).
Recht op verwijdering
U kunt verzoeken uw gegevens te wissen ('recht op vergetelheid', art. 17 AVG).
Recht op beperking
U kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken (art. 18 AVG).
Recht op overdraagbaarheid
U kunt uw gegevens opvragen in een machineleesbaar formaat (art. 20 AVG).
Recht van bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang (art. 21 AVG).
U kunt uw verzoek indienen via privacy@offertura.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Wijzigingen
Offertura behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen van tevoren per e-mail aangekondigd aan actieve gebruikers. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan dit document vermeld. Wij raden u aan dit beleid periodiek te raadplegen.
14. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid, het uitoefenen van uw rechten of het melden van een beveiligingsincident kunt u contact opnemen via:
Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) / Privacy contact
🏢 Offertura B.V., [adres]
Wij streven ernaar uw verzoek binnen 5 werkdagen te bevestigen en binnen 30 dagen volledig te beantwoorden.